Software zum Nachfassen von Angeboten im Handwerk: Welche Lösung passt?
Stand 12.10.2026 · Herausgeber Klartakt · Geprüft von Andre Claßen, Gründer von Klartakt
Ein Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht, und im Tagesgeschäft geht das Nachfassen unter. Software soll helfen, daran zu denken. Welche passt, hängt weniger von der Marke ab als von der Bauart: wie das Angebot ins System kommt und wer die Nachricht an den Kunden schickt.
Kurz gesagt
Für das Nachfassen von Angeboten gibt es vier Wege: eine Liste mit Kalendererinnerung, die Wiedervorlage in einer Handwerkersoftware, ein allgemeines CRM und Werkzeuge, die nur für das Nachfassen gebaut sind. Bei den Werkzeugen gibt es zwei Bauarten: Die einen verschicken Erinnerungen an Ihre Kunden selbst, die anderen erinnern Sie und bereiten den Text vor. Entscheidend für die Wahl ist, wie Ihre Angebote heute entstehen und ob die Nachricht an den Kunden von Ihnen kommen soll.
Vier Wege, offene Angebote nachzufassen
1Liste und Kalender
Sie tragen jedes Angebot in eine Tabelle ein und legen im Kalender eine Erinnerung an, etwa eine Woche nach dem Versand. Den Text für die Nachfrage schreiben Sie selbst.
Passt für: Wenige Angebote im Monat, ein fester Platz im Büroalltag und jemand, der die Liste pflegt.
Grenze: Die Erinnerung ist nur so gut wie der Eintrag. Wird ein Angebot nicht eingetragen, erinnert Sie auch niemand daran.
2Wiedervorlage in der Handwerkersoftware
Wenn Sie Angebote in einer Handwerkersoftware schreiben, kennt das Programm jedes Angebot schon. Viele Programme bieten dafür einen Status und eine Wiedervorlage.
Passt für: Betriebe, die ohnehin mit einer Handwerkersoftware arbeiten oder ganz umsteigen wollen.
Grenze: Ob die Wiedervorlage im gebuchten Tarif enthalten ist, unterscheidet sich je Anbieter; fragen Sie vor dem Kauf danach. Angebote aus Word oder einem anderen Programm kennt die Software nicht, und ein Umstieg betrifft die ganze Büroorganisation.
3Allgemeines CRM
Vertriebssoftware führt Angebote als Verkaufschancen mit Phasen, Aufgaben und Erinnerungen.
Passt für: Betriebe mit eigenem Vertrieb oder Innendienst, die viele Kontakte über längere Zeit begleiten.
Grenze: CRM-Systeme sind für Vertriebsteams gebaut. Die Einrichtung kostet Zeit, und jedes Angebot muss angelegt werden, von Hand oder über eine Anbindung.
4Werkzeuge nur für das Nachfassen
Diese Werkzeuge machen nur eins: offene Angebote verfolgen und an das Nachfassen erinnern. Angebote kommen per Eingabe, per Weiterleitung oder Hochladen oder automatisch über eine Kopie der E-Mail hinein.
Passt für: Betriebe, die ihr Angebotsprogramm behalten und nur das Nachfassen lösen wollen.
Grenze: Ein weiteres Werkzeug neben dem bestehenden Programm. Prüfen Sie, wie die Angebote hineinkommen und wer die Nachricht an den Kunden verschickt.
Selbst senden lassen oder selbst senden?
Einige Nachfass-Werkzeuge schicken Ihren Kunden nach festen Tagen automatisch Erinnerungen. Das spart jeden Handgriff. Je nach Werkzeug kommt die Mail dann aber von einer Adresse des Anbieters statt aus Ihrem Postfach, und der Text ist oft vorab festgelegt. Ob ein Kunde gerade im Urlaub ist oder schon angerufen hat, weiß das Werkzeug nicht.
Andere Werkzeuge erinnern Sie und bereiten den Text vor; senden müssen Sie selbst. Das ist ein Klick mehr, dafür kommt die Nachricht aus Ihrem eigenen Postfach, und Sie entscheiden je Kunde, ob eine E-Mail, ein Anruf oder eine WhatsApp besser passt. Gerade im Handwerk, wo der Auftrag oft am persönlichen Vertrauen hängt, spricht viel für diese Bauart.
Wie kommt das Angebot ins System?
- Eingabe von Hand: Kunde, Betrag und Datum werden je Angebot eingetippt. Das kostet bei jedem Angebot Zeit und wird im Alltag leicht vergessen.
- Weiterleiten oder Hochladen: Sie leiten das verschickte Angebot weiter oder laden das PDF hoch, und das Werkzeug liest die Angaben aus. Das geht schneller, bleibt aber ein eigener Schritt nach dem Versand.
- Kopie beim Versand: Sie setzen beim Versand des Angebots eine Adresse in Kopie, meist als BCC. Danach ist kein eigener Schritt mehr nötig; was das Werkzeug nicht erkennt, tragen Sie nach.
Sechs Fragen für die Auswahl
- Wie entstehen Ihre Angebote heute: in einer Handwerkersoftware, in Word oder einem anderen Programm, auf Papier?
- Wie kommt das Angebot in das Werkzeug: von Hand, per Weiterleitung oder automatisch beim Versand?
- Wer schickt die Nachricht an den Kunden, und von welcher Adresse kommt sie?
- Müssen Sie dafür Ihr Mailprogramm oder Ihr Angebotsprogramm wechseln?
- Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Wie lange können Sie testen, und wie kündigen Sie?
Wo Abschlussretter steht
Abschlussretter gehört zu den Werkzeugen nur für das Nachfassen, Bauart erinnern statt selbst senden. Sie schicken Ihr Angebot wie bisher als PDF per E-Mail und setzen Ihre BCC-Adresse dazu. Abschlussretter liest Kunde und Angebot aus der Kopie und schickt Ihnen morgens eine Liste, sobald Angebote seit mehr als fünf Tagen ohne Kontakt offen sind. Wird etwas nicht erkannt, tragen Sie es im Dashboard nach.
Die Nachricht an Ihren Kunden schicken Sie selbst, per E-Mail, Telefon oder WhatsApp, mit einem vorbereiteten Text. Installieren müssen Sie dafür nichts, Ihr Mailprogramm bleibt, wie es ist.
Für wen Abschlussretter nicht passt
- Sie verschicken Angebote auf Papier oder per Post statt per E-Mail.
- Ihre Handwerkersoftware hat eine Wiedervorlage, und Sie nutzen sie.
- Nachfass-Mails sollen ohne Ihr Zutun automatisch an Ihre Kunden gehen.
- Ihr Angebotsprogramm verschickt die Angebote selbst und erlaubt keine BCC-Adresse. Dann müssten Sie das PDF über Ihr Mailprogramm senden.
Häufige Fragen
Welche Software erinnert Handwerker automatisch daran, offene Angebote nachzufassen?
Erinnern können Kalender, die Wiedervorlage einer Handwerkersoftware, ein CRM und Werkzeuge nur für das Nachfassen. Ohne Eintragen erinnern meist nur Lösungen, die das Angebot selbst kennen: weil es im selben Programm geschrieben wurde oder weil sie es aus einer Kopie der E-Mail lesen. Abschlussretter liest Angebote aus einer BCC-Kopie und schickt morgens eine Liste, sobald Angebote seit mehr als fünf Tagen ohne Kontakt offen sind.
Gibt es eine einfache Lösung zum Nachfassen von Angeboten ohne große Handwerkersoftware?
Ja. Bei wenigen Angeboten genügt eine Liste mit Kalendererinnerung. Wer Angebote als PDF per E-Mail verschickt, kann ein Werkzeug nutzen, das an der E-Mail ansetzt: Eine Adresse in Kopie genügt, das Angebotsprogramm bleibt. Verschickt Ihr Programm Angebote selbst, prüfen Sie, ob es eine BCC-Adresse erlaubt; sonst senden Sie das PDF über Ihr Mailprogramm.
Was ist die beste Software, um offene Angebote in einem SHK-Betrieb zu verfolgen?
Die eine beste Software gibt es nicht. Schreibt der Betrieb seine Angebote in einer Handwerkersoftware mit Wiedervorlage, ist diese meist der kürzeste Weg. Entstehen die Angebote in Word oder einem anderen Programm, zählt vor allem, dass kein Angebot von Hand eingetragen werden muss und die Nachfrage beim Kunden persönlich bleibt.
Sollte die Software Nachfass-Mails selbst an Kunden verschicken?
Das spart Zeit, hat aber Grenzen: Je nach Werkzeug kommt die Mail von einer Adresse des Anbieters, der Text ist oft vorab festgelegt, und das Werkzeug weiß nicht, ob Sie schon telefoniert haben. Wer die Nachricht selbst schickt, braucht einen Klick mehr und bleibt dafür persönlich.
Wie oft und wann sollte ich ein Angebot nachfassen?
Bewährt hat sich ein erster Kontakt einige Tage nach dem Angebot, ein zweiter nach rund einer Woche ohne Antwort und ein letzter, klar als solcher benannter Kontakt danach. Wann genau, entscheiden Sie nach Auftrag und Kunde. Je einen Beispieltext zum Nachfassen finden Sie in den Ratgebern nach Gewerk.